Come scegliere il primo processo da automatizzare

Il primo workflow deve avere un confine chiaro

Scegli un’attività ripetitiva con input riconoscibili, un risultato verificabile e un responsabile disponibile. Prima di automatizzare tutto un reparto, delimita un passaggio: raccogliere ordini, organizzare fatture ricevute o cercare informazioni in documenti approvati.

Confronta i candidati con questa griglia

Criterio	Domanda da fare	Segnale favorevole
Frequenza	Quanto spesso si ripete?	Attività regolare e osservabile
Tempo	Quanto dura oggi?	Una misura iniziale disponibile
Input	Da dove arrivano i dati?	Fonti accessibili e formati noti
Eccezioni	Quando il flusso si blocca?	Casi particolari riconoscibili
Controllo	Chi verifica il risultato?	Un referente con criteri chiari
Rischio	Cosa succede se sbaglia?	Errore intercettabile prima di una decisione sensibile

Se mancano accessi, dati o un responsabile, risolvi questi punti prima di promettere tempi di consegna.

Tre esempi dai progetti SevenDays

Ordini: Bella Dentro collega approvvigionamento e gestione degli ordini. L’esempio aiuta a ragionare su fonti, passaggi di stato e responsabilità. Leggi il caso Bella Dentro.

Conoscenza interna: il progetto UNI usa agenti per accedere alle informazioni e supportare la formazione. Il criterio da verificare è se il risultato usa le fonti approvate e segnala le informazioni mancanti. Leggi il caso UNI.

Fatture ricevute: organizzare documenti e dati può ridurre passaggi manuali. Occorre distinguere estrazione, controllo e registrazione contabile: scopri il servizio automazione fatture.

Gli esempi descrivono gli usi; non implicano un risparmio identico per ogni azienda.

Definisci prima come accettare il risultato

Scrivi un piccolo insieme di casi normali e di eccezioni. Per ciascuno indica input, risultato atteso, controllo umano e comportamento quando il flusso non riesce. La consegna dovrebbe includere workflow, istruzioni di utilizzo, gestione degli accessi e procedura per gli errori concordati.

Misura tempo impiegato, passaggi manuali ed errori prima e dopo. Il calcolatore del valore del workflow aiuta a costruire un’ipotesi, da verificare poi sui dati reali.

Cosa portare alla prima call

• Un esempio del processo e del risultato finale.
• Gli strumenti già usati e chi gestisce gli accessi.
• Frequenza, tempo medio e principali eccezioni.
• Un referente che possa verificare l’esito.
• I vincoli sui dati e sulle autorizzazioni.

Domande frequenti

Tutto il processo deve essere automatizzato subito?

Si può partire da una parte delimitata e lasciare un’approvazione umana. La scelta dipende da rischio, dati e integrazioni.

Il primo workflow è sempre pronto in sette giorni?

Il percorso SevenDays riguarda il perimetro concordato e richiede gli accessi e le informazioni necessari. Il calendario del singolo incarico si definisce nella proposta.

Come verificare il ritorno?

Confronta la situazione iniziale con i risultati osservati e includi costi di strumenti, manutenzione e controlli. Un valore stimato non è un risultato già ottenuto.

Prossimo passo

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