Policy AI aziendale: esempio annotato e checklist

Una policy AI aziendale traduce l’uso dell’intelligenza artificiale in regole di lavoro: strumenti approvati, dati consentiti, controllo umano e responsabilità. Qui trovi un esempio di policy AI con clausole commentate, una checklist dei materiali da consegnare al team e tre prove per verificare che le regole funzionino.

A cosa serve una policy AI aziendale

Una policy AI stabilisce chi può usare quali strumenti, per quali attività e con quali dati. Aiuta il team a distinguere una bozza da verificare da una decisione che richiede un responsabile. Per una PMI può partire da poche regole chiare, un registro degli strumenti e una procedura per i casi nuovi.

L’AI Act non richiede una policy identica a ogni azienda. Gli obblighi dipendono da ruolo, sistema e uso. Il GDPR continua ad applicarsi quando vengono trattati dati personali. La policy è uno strumento operativo: non certifica da sola la conformità.

Le sette parti da definire

Esempio operativo: una bozza commerciale

Un commerciale vuole riassumere una richiesta del cliente con un assistente AI. La procedura può richiedere uno strumento approvato, la rimozione delle informazioni non necessarie e la verifica umana della risposta prima dell’invio. Il responsabile deve sapere come segnalare un risultato errato o un inserimento accidentale di dati riservati. È un esempio di progettazione della policy, non una regola valida per qualsiasi contratto o dato.

Esempio di policy AI aziendale con note

Scenario dimostrativo: una PMI vuole usare un assistente AI per preparare bozze commerciali. Il testo seguente è una base di discussione: non descrive un cliente SevenDays e non è una policy pronta a coprire ogni azienda. L’approvazione di uno strumento e dei dati dipende dalle verifiche svolte sul caso concreto.

1. Ambito e strumenti approvati

Il team commerciale può utilizzare l’assistente approvato dall’azienda per preparare una prima bozza di testo. La regola si applica agli account, alle funzioni e alle attività registrati nell’inventario. Collegare nuove fonti o usare un altro fornitore richiede una nuova valutazione prima dell’attivazione.

Perché questa clausola: autorizzare una marca o un account non significa autorizzarne qualsiasi uso. Nel documento reale indica il nome dello strumento, il piano, la finalità e il referente, evitando formule come “si può usare l’AI per lavorare”.

2. Informazioni che si possono inserire

Per le bozze si utilizzano informazioni pubbliche o materiali aziendali espressamente approvati per questo uso. Credenziali, documenti riservati e dati personali non autorizzati non devono essere inseriti. Se non è chiaro se un contenuto sia consentito, il lavoro si ferma e si chiede al referente prima di caricarlo.

Da adattare: definisci categorie ed esempi comprensibili al reparto. Togliere il nome del cliente non garantisce che il documento sia anonimo o privo di informazioni riservate. Condizioni del fornitore, accessi, conservazione e trattamento dei dati vanno valutati per l’uso previsto.

3. Controllo del risultato e responsabilità

Il risultato dell’assistente è una bozza. Prima dell’invio, il commerciale verifica fatti, fonti, destinatario e coerenza con l’offerta approvata; prezzi e impegni commerciali seguono le autorizzazioni aziendali. L’assistente non invia messaggi né assume impegni per conto del team in questo caso d’uso.

Prova pratica: prepara un output con una fonte inventata o un prezzo errato. La procedura deve permettere di intercettarlo prima dell’invio, chiarendo chi controlla e quali fonti usa. Scrivere soltanto “verificare sempre” lascia troppe decisioni implicite.

4. Dubbi, incidenti e nuovi utilizzi

Se vengono inserite informazioni non consentite o emerge un risultato potenzialmente dannoso, l’utente interrompe l’attività e segnala il caso al referente tramite il canale aziendale previsto. Non copia ulteriormente il contenuto in altri strumenti. Il referente coinvolge le funzioni competenti secondo le procedure applicabili.

Da completare: indica ruolo, canale effettivo e procedura da seguire. La policy non sostituisce la gestione degli incidenti privacy o di sicurezza e non deve inventare una scadenza unica per qualsiasi segnalazione.

5. Versione, formazione e revisione

La policy riporta proprietario, versione, data e usi approvati. Prima di usare l’assistente, il team riceve indicazioni e svolge esercizi adatti al proprio lavoro. Nuovi dati, integrazioni, fornitori o finalità attivano una revisione dell’uso e delle regole.

Evidenze utili: versione comunicata, attività formative svolte, domande aperte e decisioni sui nuovi usi. Il tipo di evidenza si definisce sul contesto; la presa visione non dimostra da sola che le persone sappiano applicare la procedura.

Come verificare la policy prima di distribuirla

Prova il testo con un referente del reparto su tre situazioni, senza usare dati reali riservati:

Se una decisione rimane ambigua, correggi la regola o il processo prima di distribuire il documento. Questo è un esercizio operativo, non un esame legale standardizzato.

Policy per ChatGPT in azienda: cosa cambia?

La policy deve descrivere l’uso effettivo, non soltanto il nome ChatGPT. Raccogli account e piano utilizzati, funzioni abilitate, eventuali connettori, dati inseriti e persone che controllano il risultato. Le condizioni aggiornate dello specifico servizio vanno verificate prima dell’approvazione: non presumere che account e piani diversi abbiano le stesse impostazioni o garanzie.

La guida all’assessment AI Act aiuta a raccogliere queste informazioni. Con Conformia puoi collegare inventario, policy, formazione ed evidenze nel perimetro concordato.

Cosa consegnare al team

Domande frequenti

Una firma sulla policy è sufficiente?

La presa visione documenta la comunicazione. Occorre anche verificare che le regole siano applicabili al lavoro reale e che le persone comprendano come usarle.

Serve vietare tutti gli strumenti AI?

La scelta dipende dai rischi e dalle esigenze del processo. Un inventario e una procedura di approvazione permettono di valutare ogni uso senza affidarsi a divieti generici.

Da dove iniziare se usiamo già ChatGPT?

Mappare account, reparti, finalità e dati inseriti; verificare le condizioni del servizio e assegnare un responsabile. La guida all’assessment AI Act spiega il passo successivo.

Fonti e aggiornamento

Aggiornamento editoriale ed esempio operativo: 13 ottobre 2026. FAQ della Commissione sull’alfabetizzazione AI ricontrollate il 13 ottobre; gli altri riferimenti sono quelli verificati il 5 ottobre 2026. Quadro normativo AI Act della Commissione europea, FAQ sull’alfabetizzazione AI e GDPR su EUR-Lex. Per gli obblighi applicabili al singolo uso serve una valutazione specifica.